Denne avtalen er en del av tjenestevilkårene mellom dere («behandlingsansvarlig») og Skiwo AS («databehandler»). Den regulerer personopplysningene vi behandler på vegne av dere når dere bruker tjenesten, slik GDPR artikkel 28 krever. Den gjelder på alle planer, også Gratis, og trenger ingen signatur.
1. Roller
Dere er behandlingsansvarlig for personopplysningene dere og brukerne deres legger inn i tjenesten. Skiwo AS er databehandler. Om personvern går denne avtalen foran alt i vilkårene som strider mot den.
2. Behandlingen
Formål: å levere tjenesten. Varighet: så lenge arbeidsområdet finnes, pluss tiden det tar å slette opplysningene. Art: å lagre, vise, ordne og sende det dere legger inn, slik funksjonene gjør. Registrerte: de som har opplysninger i tjenesten, for eksempel ansatte, kunder og kontakter. Kategorier: typisk kontaktopplysninger, innholdet i dokumenter og meldinger, og logg over bruk.
3. Instrukser
Vi behandler personopplysninger bare etter dokumenterte instrukser fra dere, også dem dere gir i produktet, med mindre loven krever noe annet. Gjør den det, sier vi fra først der loven tillater det.
4. Taushetsplikt
Alle vi gir tilgang til personopplysninger har taushetsplikt og bruker dem bare så langt det trengs for å levere tjenesten.
5. Sikkerhet
Vi har egnede tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet kryptering under overføring og lagring, tilgangsstyring, skille mellom arbeidsområder, logging og testede sikkerhetskopier.
6. Underdatabehandlere
Dere godkjenner underdatabehandlerne vi bruker for å drive tjenesten: drift og fillagring i EU, levering av e-post og SMS, og der en funksjon bruker KI, en leverandør av KI-modeller. Vi varsler før vi legger til eller bytter en, og dere kan protestere på rimelig personvernmessig grunnlag. Hver av dem har plikter som tilsvarer disse.
7. Hjelp med henvendelser fra de registrerte
Ut fra hva behandlingen er, hjelper vi dere med å svare de registrerte, blant annet med verktøyene for eksport og sletting i produktet.
8. Hjelp med deres egne plikter
Vi hjelper dere med pliktene om sikkerhet, varsling av avvik, vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøfting, ut fra hva behandlingen er og hvilken informasjon vi har.
9. Brudd på personopplysningssikkerheten
Vi varsler dere uten ugrunnet opphold når vi blir kjent med et brudd som gjelder deres opplysninger, med informasjonen dere trenger for å oppfylle deres egen varslingsplikt.
10. Overføring ut av EØS
Opplysningene lagres i EU. Er en overføring ut av EØS nødvendig, skjer den på EUs standard personvernbestemmelser eller et annet lovlig overføringsgrunnlag.
11. Eksport og sletting
Dere kan eksportere dataene med eksportverktøyene i produktet så lenge dere kan logge inn i arbeidsområdet. Når arbeidsområdet slettes, sletter vi personopplysningene i det, med mindre loven krever at vi beholder dem, og kopiene i sikkerhetskopiene våre overskrives etter hvert som de utløper.
12. Revisjon
Vi gjør tilgjengelig informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges, og legger til rette for og bidrar til revisjoner, også inspeksjoner ved en revisor dere utpeker, med rimelig varsel og under taushetsplikt.
13. Ansvar
Ansvarsbestemmelsene i tjenestevilkårene gjelder for denne avtalen.
14. En egen avtale
Der planen deres eller en egen avtale med oss gir det, kan et arbeidsområde få en egen databehandleravtale: på deres mal, eller med vilkår vi blir enige om. Produktets prisside sier hvilken plan, om noen, som har det. Til en slik er signert, gjelder denne avtalen.
Spørsmål om dette dokumentet? Skriv til legal@softreply.com.